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書いて「見える化」すれば作業の流れがスムーズに

初級編「記録」(http://president.jp/articles/-/17207)の次に重要なのが、「書く」こと。

「みなさんに『メモを取るのはなぜですか』と尋ねると、『忘れないため』とおっしゃいます。でも、そうではありません。メモを取ったら忘れてもいい。むしろ忘れたほうがいいのです」

とワークスタイルデザイナーの悠木そのまさんさんはメモを取ることを勧める。メモを取らずに頭だけで覚えておこうとすると、脳は常にそのことを意識しておかなければならない。しかしメモを取ればそのことは一旦忘れ、安心して目の前の仕事に集中できる。それが効率化につながるのだ。

段取りを整理するときも同様。頭の中で「今日はあれをやって、次にこれをやって……」と考えているだけで脳のメモリは満杯になってしまう。悠木さんは、少し複雑な仕事に取り組むときは「段取りマップ」の作成を勧める。

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【段取りマップで手順を図解する】段取りマップは以下の手順で作成。(1)必要な作業を洗い出し、(2)作業と作業の関連をつかんで図解化、(3)優先順位を考えて処理の順番を決定、(4)各作業の所要時間を見積もりスケジュールを決める。

「仕事の流れを簡単なフロー図などにして、手順を“見える化”すれば、作業の順番をいちいち考えたり、すべきことを思い出したりせずに済みます」

その際に大事なのが、「何に書くか」。書くのはノートでもスマホでもパソコンでもいいが、どこに書いたかわからなくなるのを避けるため、いつも同じものに書くこと。そしてすぐに取り出して見られるものにする。

そして、すべきことを書き出すにあたって大事なのが、「いつまでにこれをやる」と期限を切ることである。

「脳の基本回転数を上げるには、脳に適度なプレッシャーを与える必要があります。それには制限時間をあえて短めに設定するといいですね」(悠木さん)

30分かかる仕事なら、あえて25分で終わらせると決め、スピードアップを図るのだ。