2016年1月15日(金)

「基本フレーズ」の複数バリエーションでメールを時短

PRESIDENT 2014年3月31日号

上島寿子=構成
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ある調査では、ビジネスメールを1通書くのに5分かかる人が3割、10分以上かかる人が4割という。時間短縮のカギは定型文のバリエーションを増やし、相手に合わせて使い分けることにある。

挨拶のフレーズ

社外メールの挨拶は「お世話になっております」が定番。面識がなくても会社として付き合いがあるなら、このフレーズで構いません。久しぶりの相手には「ご無沙汰しております」など相手によってフレーズを変えます。10年くらい前には「拝啓」から書き出すメールが見受けられましたが、今はそこまで丁寧にすると逆に違和感があります。また、「平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます」といった距離を感じさせる挨拶文は、営業メールと勘違いされて読み飛ばされてしまうことも。避けたほうが無難です。ちなみに、社内の相手には「お疲れさま」でいいでしょう。

▼COLUMN1:ビジネス上で「!」「?」はあり!? なし!?

ビジネスメールでの「!」マークの使用は原則NG。親しい間柄ならともかく、通常の仕事相手には馴れ馴れしい印象を与えて、不快に思う人が少なからずいるためです。「?」も多用しないほうが無難。回答してほしい質問であることは強調できますが、ともすると詰問しているような印象を与えます。「◯◯でしょうか」など「?」なしで通じる表現を。

【挨拶のフレーズ】
◆お世話になっております。
⇒普段やりとりする仕事相手に対してのスタンダードで使用頻度が高いフレーズ。
◆いつも大変お世話になっております。
⇒面識はなくても会社として付き合いがある相手にはこれでOK。
◆先ほどはお電話にて失礼いたしました。
⇒電話でやりとりした後に。面識のない人に電話をしたうえでメールする場合にも。
◆おはようございます。
⇒日頃からやりとりしている人で、毎朝メールチェックしていることが明確な場合に。
◆突然のメールで失礼いたします。
⇒面識のない人に対する挨拶。アドレスの入手先や入手の経緯を明記すること。
◆初めてメールをお送りいたします。
⇒面識のない人に対する挨拶。上と同様、アドレスの入手先などの明記を。
◆ご無沙汰しております。
⇒以前仕事での付き合いがあり、久しぶりに連絡を取る相手に。
◆以前、ご挨拶させていただきました◯◯です。
⇒名刺交換をしたことがある相手に。どこで会ったかも明記すること。
◆お疲れさまです。
⇒社内の人に向けた書き出しで最もポピュラーなフレーズ。上司にも使用できる。

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