2015年12月8日(火)

「無駄が多い」「さっさとやれ」……え? じゃあどうすればいいの?

お悩み処方箋【ヒラ社員編】

PRESIDENT 2014年9月29日号

永浜敬子=構成 PIXTA=写真
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時は金なり。わかっていても能率が上がらないのはなぜ? 役職別に抱えがちな問題をコンサルタントがお答えします。

無駄が多いと叱られ、じっくりやろうと思うと、さっさとやれと叱られる…… 
「ヒラ社員の悩み」

【Q】プレゼン用の資料作成に時間をとられる。

パワーポイントなどを駆使して美しい企画書を作る人がいますが、プレゼン用の資料は、早く作ることが大切です。望ましい企画書とは、依頼主が満足する企画書です。いくら自分が美しい、完璧だと思っても、想定外のことは起きるもの。ですから、依頼を受けたら、すぐにアクションを起こし、締め切りよりも早い段階でたたき台を提出しましょう。少々ラフな仕上がりでも、早いレスポンスに対して、悪い印象を持つ人はいないはず。そして相手の意見に耳を傾け、軌道修正を繰り返し、相手の求めるものに近づけていくのです。

(写真=PIXTA)

締め切りギリギリまで粘ってきれいな企画書を作っても、相手のニーズからほど遠いものでは話になりません。アイデアの具現化やビジネスの成功といった本来のゴールを忘れて、企画書作りに時間をかけすぎるのは本末転倒です。

 
【Q】必要な書類や電子ファイルを見つけるのに苦労します。

ほとんどの人は、朝起きてから「今から何をしようか?」と考えたりせず、自然に歯を磨き、着替えたり髪を整えているはずです。考えなくても行動できるのは、一連の流れがパターン化しているから。習慣化すれば物事を無意識のうちにこなすようになるので、スピードも速くなり、ミスも減ります。

仕事も同じです。よく使うものは特定のすぐ取り出せる場所に置き、何も考えなくても取り出せるようにします。文房具や書類だけでなく、パソコン上のファイルも然り。

デスクトップ上の右上なら右上と場所を決めておきます。そして名刺管理や毎週、毎月など定期的にやる業務、出張先の手配など、パターン化できるものはすべてパターン化すること。仕事に必要なウェブサイトは「お気に入り」に登録し、用途に合わせてフォルダを作って整理します。

こうして考えなくてもいい仕事をパターン化し、本当に頭を使わなくてはいけない仕事のために、脳のキャパシティを空けておくのです。

また、必要な書類をすぐに取り出せるように、不要な書類はどんどん捨てること。ある時点で必要だった書類も、時間の経過とともに不必要になっているものは意外に多いものです。仕事に区切りがついた時点で、書類の取捨選択をする習慣をつけましょう。

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