クレジットカードの利用明細も自動で連携

そしてもう1つ、実用的なのがクレジットカードとの連携機能だ。マネージャークラスであれば法人カードを持つ人も多いだろうが、その利用明細が「楽楽精算」に自動で連携されるため、そのまま経費の申請に使えるのである。


（図1）

利用明細を確認できるのは当人だけ、プライベートでの利用は申請から除外できるので使う側にとっては安心だ。経理部門にとっても、交通費以外の経費精算で申請ミスや不正を未然に防ぐ有効な手段となる。当然、利用金額や利用日時などは修正できないので、内部統制の強化にも効果を発揮する。


（図2）株式会社ラクスが経理担当者630名に行った調査結果（2014）

図2の円グラフのとおり、ラクスの調査によれば経費申請の不正は少なくない。しかし手作業で、それを完全に防止するのは難しい。仮に1人1回数十円の申請ミス・不正でも、全社で積み上げれば1年間で相当な額になる。それを考えれば、やはり経費精算をIT化する意義は非常に大きい。

「楽楽精算」の導入企業数は、現在1000社以上。3年ほど前の約200社から5倍ほどに急増している。社員100人の企業が導入したときのコスト削減効果は、年間200万円超というから、その人気もうなずける。

「4日かかっていた経費精算業務が数時間に短縮された」「3名で3日かかっていたものが2名で2日に短縮し、1名は他の業務に集中できるようになった」などが実際のユーザー企業からの声だ。もちろん経理部門だけでなく、すべての社員の作業効率が高まるのが、このシステムを使うメリットである。

「楽楽精算」はクラウドサービスのため、インターネット接続環境があれば導入可能。鉄道の運賃改訂などがあっても、自社で対応する必要は一切ない。また申請画面の項目名やレイアウトは柔軟にカスタマイズできるので、いま使っている書式を再現することが可能だ。申請する側が戸惑うこともないだろう。

ラクスでは「楽楽精算」のほかにも、紙の請求書や納品書などを電子化し、コスト削減および業務効率化を実現する「楽楽明細」などを提供している。「ITで中小企業を強くする」ことを理念に掲げる同社の多様なサービスは、まさに生産性向上を後押しするもの。“競合他社の一歩先を行きたい”と考える企業にとっては、見逃せないサービスといえそうだ。

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