2014年1月8日(水)

なぜ目の前の業務に追われてしまうのか

運を呼ぶ新法則「5つの選択」【2】

PRESIDENT 2012年7月30日号

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世界中で大ヒットしたビジネス書『7つの習慣』の著者スティーブン・コヴィー博士の理論をベースにフランクリン・コヴィー社が、“卓越した生産性”の実現に特化した新メソッドを開発。あなたの人生を左右する「選択の瞬間」とは──。

第1の選択――「重要軸で行動する」

卓越した生産性を実現するには、人生において最も重要なことは何かを突き止め、優先して実行することが大切である。

言葉にすると簡単そうに見えるが、多くの人は決して重要ではない事柄に時間とエネルギーを浪費し、卓越した生産性を実現しているとは言い難い。なぜ最も重要なことを優先できないのだろうか。

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図1 時間管理のマトリックス

私たちの時間の使い方は「緊急軸」と「重要軸」の2軸で整理できる。図1は重要軸を縦軸に、緊急軸を横軸にとって作成した時間管理のマトリックスである。4つの領域のどこに重点をおいて活動するかによって、成果と生産性に劇的な違いが生まれる。

左上の「第1領域」には「緊急、かつ重要」な活動が入る。たとえば顧客からのクレームや、現場で重要な機械が故障したときの緊急対応などである。ここを「必須」の領域と呼ぶ。しかし必須とはいえ、その多くは回避可能である。顧客からのクレームはそもそもあってはならないし、メンテナンスがしっかりしていれば機械の故障は未然に防げただろう。

第1領域の活動はいわば「消火活動」だ。緊急事態に直面し、火消しに奔走し何かを守る活動は充実感をもたらす。しかし、この領域で得られるリターンは、費やした時間とエネルギー以上でも以下でもない。それに、危機が絶え間なく押し寄せる環境にいたら、人はストレスに押しつぶされ、やがて燃え尽きてしまう。

左下の「第3領域」は「緊急であるが重要でない」活動が入る。あまり重要でない電子メールや呼び出し、形式的な会議、他人の些細な問題への対応などがそれにあたる。これは「中断」の領域であり、とくにタチが悪い。本来は第3領域である他人の取るに足らない緊急事項を第1領域の活動であると勘違いして、多くの時間が費やされていることも多い。

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